Foodlex ürün rehberi
Excel'den diyetisyen programına geçiş: danışanlarınızı aktarma rehberi
Birçok diyetisyen danışan listesini yıllarca Excel'de tutar. Bir diyetisyen programına geçerken en çok zaman alan iş, bu listeyi temiz biçimde aktarmaktır. İyi hazırlanmış bir dosya, aktarımı dakikalar içinde bitirir; hazırlıksız bir dosya ise yanlış doğum tarihleri, tekrarlanan kayıtlar ve eksik bilgilerle sonuçlanabilir. Bu rehber, aktarım öncesi dosyanızı nasıl hazırlayacağınızı adım adım anlatır.
Son güncelleme:
1. Neyi aktaracağınıza karar verin
Aktarımın amacı, danışan kayıtlarınızı yeni programda başlatmaktır; eski her notu taşımak zorunda değilsiniz. Temel bilgileri (ad soyad, iletişim bilgileri, doğum tarihi, cinsiyet, boy ve kilo) aktarın. Aktif olmayan danışanları taşıyıp taşımayacağınıza karar verin: yalnızca işiniz için gereken veriyi taşımak, KVKK açısından da doğru yaklaşımdır.
Sağlık öyküsü, ilaçlar ve alerjiler gibi bilgileri danışanın bir sonraki görüşmesinde güncelleyerek girmek, eski ve eksik bilgiyi taşımaktan daha güvenlidir.
2. Sütunları düzenleyin
Her bilgi ayrı bir sütunda olmalı ve ilk satır sütun başlıklarını içermelidir: Ad Soyad, E-posta, Telefon, Doğum Tarihi, Cinsiyet, Boy (cm), Kilo (kg), Notlar gibi. Birleştirilmiş hücreleri, ara başlıkları, boş satırları ve renkli gruplamaları kaldırın; aktarım araçları yalnızca düz bir tabloyu doğru okur.
Bir hücrede birden fazla bilgi varsa (örneğin "65 kg / 1.65") bunları ayrı sütunlara bölün.
Ad ve soyadı ayrı sütunlardaysa Excel'de birleştirerek tek bir Ad Soyad sütunu oluşturabilirsiniz.
3. Tarihleri ve sayıları kontrol edin
Doğum tarihlerini tek bir biçimde yazın; en güvenlisi GG.AA.YYYY biçimidir (örneğin 24.08.1990). Ay ve günün yer değiştirebileceği biçimler, fark edilmeyen hatalara yol açar: yanlış okunan bir doğum tarihi, yaşı yanlış ama makul görünen bir kayıt üretir.
Boyu santimetre, kiloyu kilogram olarak yazın. 1,65 gibi metre cinsinden boylar veya 1650 gibi yazım hataları, aktarımdan önce düzeltilmelidir. Ondalık ayırıcı olarak virgül kullanabilirsiniz (62,5).
Tarih sütununu bir kez sıralayın: en eski ve en yeni tarihler, yanlış girilmiş kayıtları hızla gösterir.
4. Tekrarlanan kayıtları temizleyin
Aynı danışan farklı yazımlarla birden fazla satırda yer alıyor olabilir. E-posta sütununu sıralayarak veya Excel'in yinelenenleri kaldır özelliğini kullanarak tekrarları bulun. E-posta adresi, bir danışanı tanımlamanın en güvenilir yoludur.
Hangi satırın güncel olduğundan emin değilseniz ikisini de silmek yerine birini not sütununa işaretleyip aktarımdan sonra kontrol edin.
5. KVKK adımlarını unutmayın
Danışan verilerini yeni bir yazılıma aktarmak, bu verilerin yeni bir hizmet sağlayıcı tarafından işlenmesi anlamına gelir. Aydınlatma metninizde kullandığınız yazılımı ve varsa yurt dışına aktarımı belirtin. Aktarılan danışanlar için aydınlatma ve açık rıza kayıtlarınızın güncel olduğundan emin olun.
Aktarımdan sonra bilgisayarınızda kalan Excel dosyasını silmeyi veya güvenli bir yerde şifreli saklamayı unutmayın.
6. Önce küçük bir dosyayla deneyin
Tüm listeyi aktarmadan önce beş on satırlık bir dosyayla deneme yapın. Sütunların doğru alanlarla eşleştiğini, tarihlerin ve kiloların doğru göründüğünü kontrol edin. Deneme başarılıysa listenin kalanını aktarın.
Yazılımınız paket sınırı uyguluyorsa aktaracağınız danışan sayısının paketinize sığdığından emin olun.
Foodlex'te aktarım nasıl işler?
Foodlex, Excel (.xlsx) ve CSV dosyalarını kabul eder. Doğru biçimi gösteren örnek bir şablon dosyası indirebilirsiniz. Dosyayı yükledikten sonra sütunları ilgili alanlarla eşleştirirsiniz; yalnızca Ad Soyad zorunludur. Aktarım başlamadan önce hangi kayıtların ekleneceğini ve hatalı satırları nedenleriyle görürsünüz: okunamayan tarihler, makul aralık dışındaki boy ve kilolar ve dosya içinde tekrarlanan e-postalar işaretlenir, zaten kayıtlı olan danışanlar atlanır. Tek seferde en fazla 2.000 satır aktarılabilir.
Doğum tarihi için GG.AA.YYYY, YYYY-AA-GG, GG/AA/YYYY ve GG-AA-YYYY biçimleri okunur.
Sık sorulan sorular
Danışan listemi Excel'den bir diyetisyen programına nasıl aktarırım?
Her bilgiyi ayrı bir sütuna yazın, ilk satıra başlıkları koyun, tarihleri tek bir biçimde düzenleyin ve tekrarları temizleyin. Sonra dosyayı programa yükleyip sütunları eşleştirin ve aktarım önizlemesini kontrol edin.
Aktarımda doğum tarihleri neden yanlış görünüyor?
Genellikle gün ve ayın yer değiştirebildiği bir tarih biçimi kullanıldığı içindir. Tarihleri GG.AA.YYYY biçiminde yazmak bu hatayı önler.
CSV dosyasında Türkçe karakterler bozuk çıkıyor, ne yapmalıyım?
Dosyayı Excel'de 'CSV UTF-8' olarak kaydedin veya doğrudan .xlsx olarak yükleyin. Türkçe Excel, alanları noktalı virgülle ayırır; iyi bir aktarım aracı bunu otomatik tanır.